안녕하세요! 요즘 학교와 회사에서 화상으로 회의나 강의를 많이 진행하고 있습니다. 저도 얼마 전부터 원격 회의를 하기 위해 Zoom을 사용하게 되었습니다. 사실 여러 가지 사소한 불편한 점도 많고, 캠을 켜고 마이크로 대화하는 것이 아직까지는 어색하게만 느껴집니다. 처음 Zoom을 이용해서 회의를 진행했을 때의 어색함과 서투름이 아직까지도 느껴지는 것 같네요.
위와 같이 원격회의가 다양한 어색함과 불편함을 가지고 있지만, 동시에 장점도 더러 가지고 있습니다. 회의 내용을 화면과 함께 녹화할 수 있다는 것이 그중 하나입니다. 회의 내용을 일일이 메모하기에는 힘든 부분이 있는데, 화면 녹화로 회의 내용을 저장해두면, 필요할 때마다 다시 확인할 수 있다는 장점이 있습니다. 그리고 화상회의의 가장 불편한 부분 중 하나가, 화이트보드를 이용하기 힘들다는 부분인데요. Zoom에서는 공유하기 기능에서 화이트보드를 공유하여 다 함께 사용할 수 있어서 그러한 불편함을 해소할 수 있습니다. 그래서 오늘은 맥북에서 Zoom을 이용하는 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
저는 맥북을 사용하고 있기 때문에, 맥북을 기준으로 하여 설명드리겠습니다. 혹시 아직 Zoom pc버전을 다운로드하지 않으신 분들은 아래에 이전 포스팅을 읽고 다운로드하신 뒤에, 따라와 주세요.
Zoom PC 다운로드 ( Zoom 화상회의 다운로드 방법)
일단 해당 프로그램을 실행시키면, 위와 같은 홈 화면이 나타납니다. 상단 메뉴 탭을 보시면, "홈 / 채팅 / 회의 / 연락처" 등등의 메뉴가 있는데요. 사실 이용해보니까, 홈 화면에서 웬만한 기능은 모두 사용할 수 있었습니다. Zoom에서는 기존에 있는 회의에 본인이 참가할 수도 있고, 본인이 직접 회의를 개설할 수도 있습니다. 먼저 회의에 참가하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.
1. 회의에 참가하는 방법
Zoom에서 회의에 참가하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 그중에서 가장 대표적으로 사용하는 방법이 링크를 이용해서 참가하는 방법과 직접 회의 ID를 입력하여 참가하는 방법입니다. 먼저, 링크를 이용해서 참가하는 방법은 별도로 해야 할 일이 없습니다. 회의 개설자가 공유한 링크를 클릭하기만 하면, 자동으로 프로그램이 실행되면서 해당 회의로 바로 연결됩니다.
다음으로 회의 ID를 이용하여 참가하는 방법이 있습니다. 이런 경우는 보통 회의의 보안적인 측면을 중요시될 때 사용하는 방법인데요. 홈 화면에서 "참가" 버튼을 누르시면, 위와 같은 화면이 나타납니다. 여기서 위에는 회의 ID를 입력하시면 되고, 아래부분에는 본인의 이름 혹은 대화명을 설정해주시면 됩니다. 회의 참가 ID는 개설자가 공유해주어야 하며, 회의방에 참가하기 위한 비밀번호도 따로 설정할 수 있습니다. 회의에 참가 ID를 입력하고, 비밀번호가 설정되어 있을 경우에는 마찬가지로 회의 개설자로부터 비밀번호를 받아서 입력해야 합니다.
2. 회의 개설하는 방법
다음으로는 본인이 회의를 개설하는 방법입니다. 홈 화면에서 "새 회의" 버튼을 눌러주시면, 위와 같은 화면이 나타납니다. 위에는 제 개인정보가 나와있기 때문에 어쩔 수 없이 가려놓았지만, "회의 주제 / 호스트 이름/ 비밀번호 / 초대 URL / 참가자 ID"가 표시되어 있습니다. 회의 개설자의 입장에서는 회의에 참석할 수 있도록 해주어야 하기 때문에, 위에서 설명했던 두 가지 방법으로 회의 참가자들에게 정보를 공유해주면 됩니다.
가장 간단한 방법은 초대 URL 복사하여서 그냥 공유만 해주는 것입니다. 보안적인 부분이 조금 위험할 수 있지만, 회의 개설자와 참가자 모두에게 가장 빠르고 편리한 방법입니다. 다른 방법으로는 회의 ID와 비밀번호를 공유하는 방법입니다. 회의 ID경우, 홈 화면에서 "회의"탭을 선택하시면, 확인하실 수 있습니다. 아니면, 본인의 URL을 아무런 창에다가 붙여 넣기 해도 함께 나타납니다. 비밀번호의 경우, 위 화면에 자동으로 설정되어 나타나 있으니, 마찬가지로 회의 참가자들에게 공유해주시면 됩니다.
본격적으로 회의를 시작하시려면, "오디오 참가/ 화면 공유" 탭을 눌러주시면 됩니다. "오디오 참가"를 누르시면, 본인이 사용할 마이크의 통신상태를 확인할 수 있도록 되어 있고, 어떤 마이크를 사용하실지도 선택할 수 있습니다. "화면 공유" 탭을 누르시면, 본인이 회의에서 공유할 화면을 선택할 수 있습니다. 둘 중에 어느 것을 눌러도 상관은 없고, 회의 안에서 다시 조정할 수 있습니다.
회의에 참가하시게 되면 위와 같은 화면이 나타납니다. 저는 비밀번호를 설정해두었기 때문에, 좌측 상단에 자물쇠 표시가 나타나 있습니다. 아래 메뉴를 보시면 좌측부터 "음소거 / 비디오 / 초대 / 참가자 관리 / 화면 공유 / 채팅 / 기록 / 반응" 이 있습니다.
먼저 좌측 하단의 "음소거"와 "비디오"에 대해서 알아보겠습니다. 화상 회의를 하다 보면, 음성으로만 회의를 진행할 수도 있고, 화면을 켜고 회의를 진행하시는 경우도 있을 겁니다. 그리고 보통 화상 회의는 자택이나 카페에서 진행하게 되는 경우가 있기 때문에, 예상치 못한 소음이 발생할 수도 있습니다. 이럴 때, "음소거"버튼을 눌러주시면, 바로 본인의 마이크가 음소거됩니다. 만약 별도의 마이크를 컴퓨터와 연결하여 사용하시는 경우 음소거 버튼 옆에 있는 화살표 버튼을 눌러서 설정하실 수 있습니다. 비디오도 마찬가지로 클릭을 통해서, 가릴 수도 있고 계속 켜 두실 수도 있습니다. 옆에 있는 화살표를 통해 다양한 설정을 하실 수도 있습니다.
중앙 하단부에는 "초대"와 "참가자 관리" 메뉴가 있습니다. "초대"의 경우, 처음 회의를 개설하셨을 때 사용하시던 기능과 동일한 기능입니다. 연락처나 이메일을 통해서 초대를 하실 수 있습니다. 옆에 있는 참가자 관리의 경우, 말 그대로 회의에 참가하시는 분들을 관리하실 수 있는 탭입니다. 만약 회의를 개설하시고, URL이나 회의 ID를 통해서 다른 분들이 본인의 회의에 참가하게 될 경우에, 참가자 관리 탭에서 회의에 참가하는 것을 수락/거부하실 수 있습니다.
다음은 채팅 탭인데요. 회의에 참가하시는 분들 중에서 마이크를 사용하기 힘든 분들은 채팅을 이용하실 수 있습니다. 위에 나타나 있는 것처럼, 우측에 채팅창이 나타나게 됩니다. 아래에 있는 "받는 사람"을 설정하면, 모두에게 채팅을 하실 수도 있고, 개인에게 따로 채팅을 보내실 수도 있습니다.
다음은 가장 중요한 기능 중 하나인 "기록"입니다. 우측 한단의 "기록"버튼을 누르시면, 바로 화면 녹화가 시작됩니다. 화면 녹화를 시작하면, 본인의 화면뿐만 아니라 회의에 참가하고 있는 다른 참가자들의 비디오 화면도 같이 녹화가 됩니다. 또한, 추후에 설명드릴 화면 공유 기능을 사용하게 될 경우에는, 공유되고 있는 화면도 같이 녹화됩니다. 화면 녹화를 일시 중지하거나 중지하고 싶으신 분들은, 기존에 "기록"버튼이 있던 자리에서 "일시정지/중지"버튼을 찾으실 수 있는데요. 여기서 아셔야 하는 부분은, 기록된 회의는 바로 저장되는 것이 아니라, 회의가 종료되고 나서 저장이 됩니다. 따라서, 바로 저장이 되지 않았다고 당황하지 않으셔도 됩니다.
다음은 또 다른 주요 기능 중 하나인 "화면 공유" 기능입니다. 중앙 하단부에 있는 "화면 공유" 버튼을 누르시면, 우측 이미지와 같은 화면이 나타납니다. 여기서 본인이 사용하고 있는 컴퓨터의 다양한 화면을 공유할 수 있습니다. 저는 지금 가려놔서 보이지 않지만, 만약 본인이 브라우저를 이용 중이었다면, 해당 브라우저를 공유할 수도 있고, 문서를 보고 있다면 해당 문서도 공유할 수 있습니다. 화이트보드를 이용하실 경우에는 화이트보드"를 눌러서 이용해 주시면 됩니다. 저는 주로 화이트보드를 많이 이용하는데요, 회의 참가자 전원이 직접 수정할 수 있기 때문에, 아이디어를 나눌 때 매우 유용합니다.
홈 화면 말고도, 상단의 메뉴에서 "채팅 / 회의 / 연락처"등등 다른 메뉴를 부가적으로 이용하실 수 있습니다. 채팅과 연락처 기능은 익숙하게 생각하는 가장 기본적인 기능을 제공합니다. "회의"메뉴는 유용하게 사용할 수 있는데요, 본인이 개설한 회의의 ID를 확인할 수도 있고, 정기적으로 이루어지는 회의라면, 다음 회의가 언제인지 확인할 수도 있습니다.
오늘은 대표적인 화상회의 프로그램인 Zoom에 대해서 알아보았는데요. 사실 얼마 전부터 Zoom의 데이터가 중국 쪽으로 넘어간다는 소식이 들려오고 있습니다. 사실 정확한 사실은 확인되지 않았지만, 여러모로 찝찝한 기분이 드는 것은 사실일 것 같습니다. 요즘 개인정보가 중요하게 여겨지는 만큼, 개인정보 보안적인 측면에서 회사가 더욱더 신경을 써주었으면 하는 바람입니다. 감사합니다.
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